Les obligations du syndic envers les copropriétaires

Tout comprendre sur le rôle du syndic de copropriété

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Depuis la loi du 10 juillet 1965, toutes les copropriétés sont soumises à l'obligation de faire appel à un syndic. En tant que représentant du syndicat des copropriétaires, c'est à lui qu'incombe la responsabilité de gérer l'immeuble. De l'entretien de la copropriété à sa gestion financière et administrative, le syndic assume de nombreuses missions... Mais vous vous demandez sûrement quelles sont ses obligations envers les copropriétaires ? On vous explique tout en détail dans cet article.

L'administration courante de l'immeuble

Le syndic est responsable de la conservation, de la garde et de l'entretien de l'immeuble. À ce titre, il bénéficie d'une autorisation pour effectuer les petites réparations ainsi que les menus travaux d'entretien courant. Il est d'ailleurs chargé d'élaborer et de mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble.

À l'exception des urgences, les travaux les plus importants doivent obligatoirement être autorisés au préalable par l'assemblée générale de copropriété.

Pour mener à bien sa mission, il est habilité à signer tous les contrats nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété comme :

  • les contrats d'entretien des parties communes (ascenseur, chaudière...) ;
  • les contrats de fourniture d'électricité, d'eau ou de gaz.

La gestion du personnel de la copropriété

Bien que les salariés de la copropriété soient employés par le syndicat des copropriétaires, ils sont cependant placés sous l'autorité du syndic. C'est donc lui qui est chargé d'embaucher ou de licencier les employés du syndicat. Il doit également établir les bulletins de salaire et gérer le remplacement des salariés en cas d'absence.

Le syndic n'est pas autorisé à recruter du personnel supplémentaire sans l'accord des copropriétaires. Cette demande doit impérativement être validée lors d'une Assemblée Générale.

La gestion administrative

En tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic doit gérer les tâches administratives relevant de la copropriété :

  • dresser et tenir à jour la liste de tous les copropriétaires ainsi que les lots leur appartenant ;
  • convoquer au moins une fois par an une assemblée générale de copropriété ;
  • établir l'ordre du jour de l'assemblée générale avec le conseil syndical et envoyer une convocation à tous les copropriétaires ;
  • rédiger un compte-rendu suite à l'assemblée générale et transmettre le procès-verbal à l'ensemble des copropriétaires ;
  • faire exécuter les délibérations de l'assemblée générale dans les délais mentionnés dans la résolution ;
  • immatriculer la copropriété au Registre National des Copropriétés et mettre à jour les données une fois par an ;
  • veiller à la conservation des archives relatives à la copropriété ;
  • assurer l'immeuble en son nom pour le compte du syndicat des propriétaires (souscription d'un contrat d'assurance copropriété votée au préalable en assemblée générale) ;
  • représenter le syndicat des copropriétaires en justice lorsque la copropriété est attaquée ou en cas d'action en référé.

La gestion financière

Le syndic est soumis à des obligations comptables et financières dans le cadre de la gestion de la copropriété.

Conformément à la loi Alur, il a l'obligation d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Cette ouverture de compte concerne toutes les copropriétés sans exception et doit intervenir dans un délai de 3 mois après la nomination du syndic.

Il est aussi chargé d'établir le budget prévisionnel pour chaque exercice en collaboration avec le conseil syndical. Il doit ensuite le soumettre au vote lors de l'assemblée générale annuelle (article 24 de la loi du 10 juillet 1965). À cette occasion, il rend également compte de sa gestion financière concernant l'année écoulée et demande aux copropriétaires d'approuver sa gestion via un vote à la majorité simple.

Au niveau comptable, il doit également :

  • tenir à jour la comptabilité de la copropriété ;
  • régler les factures dues aux différents prestataires intervenant au sein de la copropriété ;
  • envoyer les appels de fonds aux copropriétaires et collecter les charges de copropriété ;
  • s'occuper de la gestion des impayés (relance auprès des copropriétaires débiteurs et/ou proposition d'échelonnement de paiement en cas de difficulté).

Le devoir de conseil

Le syndic est tenu à une obligation de conseil vis-à-vis de l'ensemble des copropriétaires et engage sa responsabilité en cas de manquement. C'est d'autant plus vrai pour un syndic professionnel qui est censé connaître l'ensemble des règles relatives à la copropriété.

De façon concrète, il est tenu d'avertir le syndicat des copropriétaires de tout caractère illicite ou contraire au règlement de copropriété relatif à une résolution soumise au vote de l'assemblée générale. Il doit en parallèle attirer l'attention des copropriétaires sur :

  • un changement de normes réglementaires ;
  • des problèmes techniques nécessitant la réalisation de travaux ;
  • la nécessité de souscrire une assurance dommages-ouvrage lors de l'exécution de travaux ;
  • une surconsommation d'eau inhabituelle au niveau de l'immeuble.

Quels recours si le syndic ne respecte pas ses obligations ?

Le recours amiable

En cas de problème avec votre syndic de copropriété, il est possible d'engager un recours à son encontre de façon collective ou individuelle. C'est le cas par exemple si le syndic refuse de transmettre les pièces obligatoires au conseil syndical comme le précise l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Des sanctions financières sont d'ailleurs prévues en cas de manquement à cette obligation légale (pénalité de 15 euros minimum par jour de retard au-delà d’un mois à compter de la demande du conseil syndical).

Il convient alors de lui envoyer une mise en demeure via une lettre recommandée avec accusé de réception en notifiant le motif de mise en cause. Vous pouvez également engager une procédure à l'amiable avec l'aide d'un médiateur afin de régler le litige. Il faudra pour cela obtenir au préalable l'accord du syndic.

Le recours en justice

En cas d'échec de la négociation à l'amiable, l'étape suivante consiste à assigner le syndic en justice auprès du Tribunal de grande instance compétent. Il peut s'agir d'une assignation individuelle ou collective. Attention, la procédure judiciaire est souvent longue et coûteuse. Il est donc préférable de privilégier une conciliation amiable lorsque cela est possible.

Si vous êtes titulaire d'un contrat protection juridique à titre individuel, n'hésitez pas à solliciter votre assureur pour bénéficier d'une prise en charge des frais de procédure.

Les démarches pour changer de syndic en cours de mandat

Dans le cas où le syndic a manqué à ses obligations légales, il est possible de le révoquer en cours de mandat. Cette démarche doit être effectuée lors de l'assemblée générale réunissant les copropriétaires. Pour acter ce changement, il est nécessaire de respecter certaines étapes :

  • rechercher un nouveau syndic en amont ;
  • proposer plusieurs syndics aux copropriétaires (mise en concurrence) ;
  • faire inscrire le projet de révocation du syndic ainsi que le projet de désignation d’un nouveau syndic à l’ordre du jour de l'assemblée générale ;
  • voter la révocation du syndic et désigner le nouveau syndic à la majorité absolue lors de la réunion.

Cet article a été confectionné avec beaucoup de soin et d’attention par nos experts afin de vous offrir un éclairage sur le monde de l’assurance. Néanmoins, celui-ci n’a pas vocation à se soustraire aux conseils de professionnels juridiques et immobiliers.