Immatriculer une copropriété

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L'immatriculation d'une copropriété est obligatoire quel que soit le type de copropriété : verticale (immeuble) ou horizontale (ensemble de maisons construites sur une même parcelle). Cette déclaration doit comporter certaines informations et les données doivent être actualisées tous les ans, sous peine de sanction.

L'immatriculation des copropriétés : une obligation légale

L'immatriculation d'une copropriété est obligatoire. Elle s'effectue au sein du registre national d'immatriculation géré par l'Agence national de l'habitat (Anah). Cette obligation est prévue par l'article L711-1 du Code de la construction et de l'habitat :

Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en oeuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements, il est institué un registre auquel sont immatriculés les syndicats de copropriétés (...)

Les copropriétés concernées

L'obligation d'immatriculer sa copropriété concerne d'abord les immeubles à usage partiel ou total d'habitation : même si le bâtiment abrite également des locaux professionnel. Cela s'applique aussi aux copropriétés horizontales. Il s'agit d'une seule parcelle divisée en parties privatives (chaque maison) et en parties communes : les terrains, les voies permettant de circuler à l'intérieur de la copropriété ou encore les canalisations.

A quoi cela sert ?

L'immatriculation d'une copropriété - dont les informations doivent être mises à jour tous les ans - a deux usages principaux :

  1. Permettre au syndic de copropriété d'établir la fiche synthétique de la copropriété : elle informe les copropriétaires du fonctionnement et de l'état de l'ensemble ;
  2. Favoriser la connaissance de l'état des copropriétés en France en offrant un panorama exhaustif.

Comment immatriculer une copropriété ?

Qui doit s'en charger ?

En principe c'est le syndic de copropriété qui est chargé de l'immatriculation, qu'il soit professionnel ou bénévole. Il y a toutefois trois cas particuliers :

  1. Pour une copropriété en création c'est le notaire qui effectue cette démarche ;
  2. Pour une copropriété sans syndic il s'agit de l'administrateur désigné. Cela arrive lorsque la copropriété fait face à de graves problèmes financiers et que la conservation de l'immeuble n'est plus assurée ;
  3. Si la copropriété fait face à des difficultés - comme des impayés de charge - c'est le mandataire désigné qui réalise la démarche.

La marche à suivre

Pour immatriculer une copropriété existante la procédure est la suivante :

  1. Créer un compte sur le site du registre des copropriétés. Cette inscription est réservée aux syndics, mandataires ou administrateurs ;
  2. Les informations de rattachement : nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires et nom du syndic ;
  3. L'identification : ici sont précisés le nom de la copropriété, le nombre de lots (à usage d'habitation et à d'autres usages), nombre de parkings etc ;
  4. Les procédures administratives : par exemple un arrêté de péril, un arrêté au code de la santé publique ou une ordonnance de carence qui s'applique aux copropriétés en difficulté financière ;
  5. Les données financières : l'exercice comptable annuel, le montant du budget prévisionnel de la copropriété, les provisions pour travaux, les dettes éventuelles ;
  6. Les autres données techniques qui sont le diagnostic global de la copropriété, l'étiquette énergétique de chaque bâtiment (ou maison dans le cas d'une copropriété de sol), période de construction ou encore type de chauffage : individuel, collectif ou mixte.

Le cas de l'immeuble mis en copropriété

Il s'agit ici d'une immatriculation initiale effectuée par le notaire. La déclaration ne peut être aussi complète que pour un ensemble existant. Seront seulement indiqués les éléments pour identifier le syndicat des copropriétaires, les données sur le bâti et, éventuellement, des données financières, avant tout le budget prévisionnel ou des provisions pour travaux (mais rares dans une copropriété neuve).

En cas de vente de lots de copropriété c'est aussi le notaire qui se charge de l'immatriculation sur le registre

Combien coûte l'immatriculation ?

L'immatriculation de la copropriété proprement dite est gratuite. En revanche le syndic ou le notaire peuvent facturer des honoraires pour effectuer cette démarche. Ils s'élèvent généralement à quelques centaines d'euros, sachant que la procédure dure une trentaine de minutes en disposant de tous les documents nécessaires à l'immatriculation. Si le syndic est bénévole, la démarche ne devrait revêtir aucun coût pour la copropriété.

La mise à jour des données

Les données de la copropriété sont actualisées tous les ans. Les données financières doivent être mises à jour dans les deux mois qui suivent la tenue de l'assemblée générale du syndic. Même chose pour les autres éléments s'ils ont connu des modifications. Certains événements donnent lieu à une mise à jour : par exemple la division d'un immeuble qui entraîne la création d'un autre syndic.

En cas d'absence d'immatriculation ou de mise à jour des données

En cas d'absence d'immatriculation de la copropriété (ou d'absence de mise à jour des données), cette dernière peut être mise en demeure par l'Anah ou un copropriétaire. Si l'entité ne satisfait pas à cette obligation dans un délai d'un mois suivant la mise en demeure, une astreinte s'applique : elle s'élève à 20 euros par lot de copropriété et par semaine de retard.

En outre ce défaut d'immatriculation (ou des informations non mises à jour) pénalise aussi les copropriétaires qui souhaiteraient recourir à l'éco-prêt à taux zéro ou à des subventions de l'ANAH, comme la Prime Energie.