Fiche synthétique de copropriété : le guide complet

Le syndic doit établir une fiche synthétique de copropriété et mettre à jour ses informations tous les ans. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur ce document essentiel.

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La rédaction d'une fiche synthétique de la copropriété est obligatoire dans toute copropriété quelle que soit sa taille et le nombre de lots qu'elle recèle. Suivez le guide pour créer ce document indispensable.

Qu'est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?

La fiche synthétique de la copropriété est un document informatif rédigé par le syndic de copropriété. Elle doit être mise à jour annuellement et comporter un certain nombre d'informations légales : les règles qui régissent le fonctionnement de l'ensemble collectif, ses caractéristiques techniques ou encore ses caractéristiques financières. Son contenu précis est fixé par le décret n°2016-1822 du 21 décembre 2016.

Tout copropriétaire qui en fait la demande peut consulter cette fiche. La démarche est gratuite et le syndic peut avoir des pénalités à payer s'il refuse de transmettre le document dans le mois qui suit la demande.

Les copropriétés concernées

L'obligation de réaliser une fiche synthétique s'impose à toutes les copropriétés à usage d'habitation, que ce soit totalement ou partiellement : par exemple un immeuble mixte qui mêle appartements et locaux professionnels. Et ce quelle que soit leur taille, même si elle ne comporte que deux lots.

Quand est-elle nécessaire ?

Une copie de la fiche synthétique de copropriété doit obligatoirement être annexée à la promesse ou à l'acte de vente d'un ou de plusieurs des lots. Par ce biais, les futurs acheteurs sont informés des éléments suivants :

  • Situation générale de la copropriété;
  • les charges qu'ils devront assumer;
  • l'état du bâtiment et les travaux réalisés ou en projet (votés);
  • le niveau des dépenses annuelles...

Les sanctions prévues en cas d'absence de fiche synthétique

En cas d'absence de fiche synthétique de copropriété la sanction peut aller jusqu'à la révocation du syndic.

Le contenu de la fiche synthétique

La fiche synthétique de la copropriété doit contenir les éléments suivants :

  • l'identification de la copropriété, ainsi que le nom et l'adresse du syndicat des copropriétaires ;
  • l'adresse de la copropriété si elle diffère de celle du syndicat ;
  • le numéro d'immatriculation du syndicat au registre national des copropriétés et la date de dernière mise à jour des données. Ainsi que son SIRET le cas échéant ;
  • la date à laquelle a été établi le règlement de copropriété ;
  • l'identité de la personne ayant rédigé la fiche : syndic ou administrateur provisoire ;
  • les nom, prénom, adresse et SIRET du représentant légal et la mention du cadre de son intervention : avec mandat de syndic ou d'administrateur provisoire ;
  • l'organisation juridique de la copropriété ;
  • les caractéristiques techniques de la copropriété : nombre de lots et leur usage (habitation, commerces, bureaux, etc.), le nombre de bâtiments et leur période de construction ;
  • les équipements de l'ensemble : le type de chauffage et, s'il n'est pas urbain, le type d'énergie utilisé (gaz, fioul, électricité...) et le nombre d'ascenseurs ;
  • les caractéristiques financières de la copropriété. S'il s'agit du premier exercice comptable doivent être mentionnées les dates de début et de fin de cet exercice. Si l'exercice comptable est clos et a été approuvé par l'assemblée générale (AG) : les dates de début et de fin de l'exercice comptable et celle de l'AG, le montant des charges pour les opérations courantes, exceptionnelles et les travaux, le fonds de travaux et celui des dettes aux fournisseurs. Ainsi que le montant des impayés ;
  • s'il y a du personnel employé par le syndicat des copropriétaires.

Comment obtenir la fiche synthétique d'une copropriété ?

Pour obtenir la fiche synthétique d'une copropriété, il est possible de l'extraire du registre national des copropriétés. Elle ne peut être récupérée que par le représentant légal d'une copropriété. Voici la marche à suivre :

  • se connecter à son compte ;
  • choisir le critère immatriculée dans le statut de la copropriété puis affiner la recherche par commune et/ou adresse ;
  • la fiche n'est disponible que si la copropriété est immatriculée ;
  • une fois la copropriété trouvée, télécharger la fiche de synthèse en cliquant sur l'engrenage à côté de la loupe et choisir Générer la fiche synthétique dans le menu déroulant ;
  • cette dernière s'ouvre dans un nouvel onglet et il est désormais possible de la télécharger au format PDF.

Pour obtenir la fiche synthétique d'une copropriété, il est possible de l'extraire du registre national des copropriétés. Elle ne peut être récupérée que par le représentant légal d'une copropriété. Voici la marche à suivre :

Création et mise à jour

Comment est-elle réalisée ?

C'est le syndic de copropriété qui est en charge de réaliser cette fiche sauf si un administrateur provisoire a été désigné par le Tribunal de Grande Instance. Le syndic perçoit une rémunération pour accomplir cette tâche : cette somme est négociée avec les copropriétaires.

Gestion des mises à jour

La fiche synthétique de la copropriété doit être mise à jour une fois par an et ce, dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'assemblée générale qui clôture les comptes de l'exercice comptable.

Cette mise à jour s'effectue sur le site du registre des copropriétés dans la partie mise à jour annuelle et plus précisément dans la partie informations financière dans laquelle doivent être renseignés les éléments suivants :

  • date de début de l'exercice comptable et date de clôture des comptes ;
  • date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
  • charges pour opérations courantes de l'exercice clos ;
  • charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l'exercice clos ;
  • montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
  • montant des impayés par les copropriétaires et leur nombre ;
  • montant du fonds de travaux ;
  • présence d'un gardien ou d'autres personnes employées par le syndicat de copropriétaires.

Une fois les informations saisies, une validation est nécessaire pour que les modifications soient effectivement enregistrées.

Les obligations du syndic (professionnel ou bénévole)

Le syndic (ou l'administrateur provisoire) doit accomplir les démarches suivantes :

  • la création de la fiche synthétique ;
  • sa mise à jour chaque année ;
  • sa mise à disposition, soit sur simple demande d'un copropriétaire soit à la suite de la vente d'un ou de plusieurs lots.

Les pénalités encourues en cas de retard

En cas de non transmission de la fiche dans le mois suivant la demande de tout copropriétaire, une pénalité s'applique : elle est déduite de la rémunération du syndic (ses honoraires) à l'occasion du dernier appel de charges.

La possibilité de télécharger la fiche sur l'extranet de la copropriété (disposition obligatoire depuis le 1er juillet 2020) n'exonère pas le syndic de sa responsabilité de la remettre expressément au demandeur, soit par courrier, en main propre ou par mail dans un format lisible (par exemple PDF).

Modèle de fiche synthétique à télécharger

Télécharger un modèle de fiche synthétique pour une copropriété.

Cet article a été confectionné avec beaucoup de soin et d’attention par nos experts afin de vous offrir un éclairage sur le monde de l’assurance. Néanmoins, celui-ci n’a pas vocation à se soustraire aux conseils de professionnels juridiques et immobiliers.